DATASKYDDSBESKRIVNING

*Register- och dataskyddsbeskrivning i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679)

1. Registeransvarig
POLAR SPRING OY
Kyynätjärventie 174
17150 URAJÄRVI
FO-nummer 1803614-0

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Minna Tarvainen / minna.tarvainen (at) polarspring.com

3. Registrets namn
Kundregister

4. Ändamål med behandlingen av personuppgifter och rätt att behandla uppgifter
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i registret är att erbjuda Polar Spring Oy:s tjänster till dess kunder. Personuppgifter kan inom de gränser som fastställs i EU:s dataskyddsförordning och personuppgiftslagen behandlas för att sköta, administrera, utveckla och analysera en relation som bygger på en kundrelation och saklig anknytning (inklusive riktade service-, kommunikations-, marknadsförings-, förfrågnings- och statistikföringsåtgärder och andra motsvarande åtgärder samt nödvändiga verifieringsoch datasäkerhetsåtgärder) och dessutom för att sköta eventuella lagstadgade förpliktelser. Därutöver kan Polar Spring Oy använda personuppgifter för att rikta försäljning och marknadsföring på ett individualiserat sätt eller för övrig digital marknadsföring. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på att webbtjänstens användare godkänner att personuppgifterna behandlas. I andra fall är behandlingen berättigad, eftersom webbtjänstens användare frivilligt har angett sina personuppgifter i webbtjänsten för att kunna använda Polar Spring Oy:s tjänster.

5. Registrets datainnehåll
Registret innehåller personuppgifter som kunden har registrerat samt uppgifter som skapats i tjänsten på kundens begäran eller med kundens samtycke. I regel behandlas följande personuppgifter om en användare som registrerat sig i tjänsten:
• Användarnamn som används i tjänsten
• E-postadress
• Fullständigt namn
• Telefonnummer
• Adress
Systemet lägger till identifieringskoder för användaren och uppgifter om användarens samtycke till behandling av hens personuppgifter. Information om alla behandlade personuppgifter, grunderna för behandlingen av uppgifterna, lagringsplatsen, vidarebefordring, behandlingsrättigheter och godkännande av behandling kan begäras av Polar Spring Oy:s kontaktperson som nämns i punkt 2.

6. Regelrätt utlämnande av uppgifter
Uppgifter kan utlämnas till Polar Spring Oy:s tjänsteleverantörer för lagring och uppdatering av uppgifter, debitering av avgifter eller tillhandahållande av tjänster som kunden beställt. Uppgifter kan också utlämnas till myndigheterna för fullgörande av lagstadgade skyldigheter eller om en myndighet begär uppgifter. I samband med förbättring eller korrigering av tjänsten kan Polar Spring Oy dessutom begära assistans av sakkunniga som omfattas av underhållsavtal och tystnadsplikt. Vid behov ges dessa sakkunniga åtkomst till kunduppgifterna i tjänsten. En kopia av tjänsten kan göras av kvalitetssäkringsskäl för utvecklings- och underhållsändamål. Då innehåller kopian personuppgifterna om tjänstens användare.

7. Överföring av uppgifter till parter utanför EU eller EES
Uppgifter utlämnas inte till parter utanför EU eller EES.

8. Principer för skyddande av registret
Registret lagras i regel inte i form av pappersutskrifter, utan kunduppgifterna lagras elektroniskt i antingen Polar Spring Oy:s eller tjänsteleverantörernas datacenter. Kundregistret behandlas konfidentiellt. Åtkomsten till kundregistret är begränsad så att registret används endast av Polar Spring Oy:s anställda som är bundna av ett sekretessavtal och för vilkas arbetsuppgifter det är nödvändigt att använda registret. Registret har på vederbörligt, informationssäkert sätt skyddats från utomstående såväl med brandmurar som genom andra tekniska och organisatoriska skyddsmetoder. Observera dock att ingen tjänst som tillhandahålls via internet är helt informationssäker.

9. Den registrerades rättigheter
Polar Sprin Oy garanterar de registrerade alla lagstadgade rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter. Sådana rättigheter är i synnerhet rätten till information, rätten att få sina uppgifter korrigerade och överförda, rätten att få sina uppgifter raderade (rätten att bli bortglömd), och rätten till begränsad behandling. Den registrerades rätt att få sina uppgifter raderade är inte undantagslös. Polar Spring Oy kan låta bli att radera uppgifter om behandlingen av uppgifterna är nödvändig till exempel för att fullgöra en lagstadgad skyldighet, verifiera en avtalsförpliktelse, möjliggöra riktad information om eventuella säkerhetsrisker eller med anledning av någon annan motsvarande grund för berättigande. Polar Spring Oy behandlar dock inte aktivt personuppgifter om den registrerade förbjuder det. Om den registrerade önskar utöva sina lagstadgade rättigheter ska den registrerade styrka sin identitet och framställa sin begäran skriftligt till Polar Spring Oy. Kontaktuppgifterna framgår av punkt 1. (Registeransvarig) ovan. Den registrerade är medveten om att begränsning eller fullständig radering av personuppgifterna leder till begränsat tillhandahållande av tjänster eller till att inga tjänster alls kan tillhandahållas.

10. Uppgifternas lagringstid
Kunduppgifter lagras under den tid kundförhållandet gäller. Kunduppgifterna raderas när kunden i fråga inte har loggat in i webbtjänsten på tre år. Om det är nödvändigt att lagra uppgifter för att fullgöra lagstadgade skyldigheter (t.ex. skyldigheter med anknytning till bokföring), är lagringstiden 10 år eller någon annan tidsperiod som uttryckligen fastställs i lagstiftningen. I stället för att radera uppgifterna kan Polar Spring Oy också välja att anonymisera dem. Då blir vissa uppgifter kvar i tjänsten, till exempel innehåll som användarna infört i webbtjänstens användargemenskap, men alla länkar till personen med anknytning till uppgifterna tas bort.

11. Ändringar
Polar Spring Oy utreder och bedömer regelbundet användningen av kunduppgifterna som en del av verksamhetsutvecklingen samt eventuella ändringar i lagstiftningen. Polar Spring Oy har rätt att ensidigt ändra denna dataskyddsbeskrivning efter att i förväg ha informerat om ändringarna på ändamålsenligt sätt, eller genom att informera om ändringarna när användaren loggar in i tjänsten eller registrerar uppgifter i tjänsten. I sådana fall kan det hända att Polar Spring Oy ber användaren godkänna nya användarvillkor.

12. Cookies
Polar Spring Oy använder cookies i sin tjänst för oidentifierbar spårning av användarna i syfte att kunna ge bättre service. En cookie är en liten mängd data som webbläsaren lagrar på den apparat där webbläsaren används. Dessa cookies innehåller inte några personuppgifter i sig utan är enbart en identifikation för webbläsaren i fråga i tjänsten som har sparat webbläsarens historik. Om du har blockerat användningen av cookies i inställningarna till din webbläsare, kan du inte utnyttja de tilläggstjänster som använder information om hur du tidigare har använt denna tjänst. Om du tömmer historiken i din webbläsare, tas alla cookies bort och spårningsmöjligheterna för de tjänster som använder cookies försvinner samtidigt. Mer information om cookies finns till exempel under följande länk: http://www.allaboutcookies.org/.

13. Spårningstjänster
Polar Spring Oy använder i sin tjänst spårningstjänster av webbtrafiken (trackers) för att räkna antalet användare och för att samla motsvarande statistikuppgifter. Dessa spårningstjänster är vanligtvis cookiebaserade (mer information under kapitlet Cookies) och innehåller därmed inte några personuppgifter. Polar Spring Oy vill dock öppet meddela om användningen av spårningstjänster, eftersom många spårningstjänster ligger utanför EU och det inte finns någon komplett beskrivning av dessa tjänster att tillgå. Polar Spring Oy använder dessa spårningstjänster, eftersom de enligt deras dokumentation inte innehåller några funktioner som skulle strida mot GDPR eller andra personuppgiftslagar.
I Polar Spring Oy:s tjänst används följande spårningstjänster:
• Google Analytics