TIETOSUOJASELOSTE

*EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
POLAR SPRING OY
Kyynätjärventie 174
17150 URAJÄRVI
Y-tunnus 1803614-0

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Tarvainen / minna.tarvainen (at) polarspring.com

3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeutus
Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota Polar Spring Oy:n palveluita sen asiakkaille. Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain sallimissa rajoissa asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen, analysointiin (mukaan lukien kohdennetut palvelu-, viestintä-, markkinointi-, kysely-, tilastointi- ja muut vastaavat toimenpiteet sekä tarvittavat todentamis- ja tietoturvatoimenpiteet), ja lisäksi mahdollisten lain mukaisten velvoitteiden hoitamiseen. Lisäksi Polar Spring Oy voi käyttää henkilötietoja myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen yksilöidyllä tavalla, tai muuhun digitaaliseen markkinointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu verkkopalvelun käyttäjän (rekisteröidyn) henkilötietojen käsittelyn hyväksyntään. Jos joltain käyttäjältä hyväksyntää ei ole vielä saatu, käsittely on oikeutettu, koska verkkopalvelun käyttäjä on vapaaehtoisesti syöttänyt palveluun henkilötietonsa voidakseen käyttää Polar Spring Oy:n palveluja. Muussa tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaan syöttämiä henkilötietoja, sekä tämän pyynnöstä tai suostumuksella luotuja tietoja palvelussa. Palvelun rekisteröitynä käyttäjänä seuraavia henkilötietoja yleensä käsitellään:
• Palvelun sisäinen kutsumanimi
• Sähköpostiosoite
• Koko nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
Järjestelmä lisää käyttäjästä tunnistekoodeja, sekä tietoja käyttäjän suostumuksesta käsitellä hänen henkilötietojaan. Kaikki käsitellyt henkilötiedot, niiden käsittelyn perustelut, säilytyspaikka, säilytysaika, edelleen jakelu, käsittelyoikeudet ja käsittelyn hyväksynnät voi pyytää Polar Spring Oy:n yllä kohdassa 2. mainitulta yhteyshenkilöltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa Polar Spring Oy:n palveluntarjoajille tietojen säilyttämistä ja ylläpitoa, maksujen perimistä tai asiakkaan tilaamien palveluiden suorittamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi tai mikäli viranomainen tietoja pyytää. Lisäksi palvelun parantamisen tai korjaamisen yhteydessä ylläpitosopimuksen ja salassapitovelvollisuuden alaisia asiantuntijoita saatetaan pyytää avuksi, jolloin näille tarpeen vaatiessa annetaan pääsy palvelun asiakastietoihin. Palvelusta saatetaan tehdä kopio sisältäen palvelun käyttäjien henkilötiedot laadunvarmistussyistä kehitys- ja ylläpitotarkoituksia varten.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ei pääosin säilytetä paperitulosteena, vaan asiakastiedot ovat sähköisinä tallenteina joko Polar Spring Oy:n tai sen palveluntarjoajien konesaleissa. Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Asiakasrekisteriin pääsyä on rajoitettu siten, että rekisteriä käyttävät ainoastaan Polar Spring Oy:n työntekijät, joita sitoo salassapitosopimus, ja joiden työtehtävien kannalta rekisterin käyttö on tarpeen. Rekisteri on asianmukaisella, tietoturvallisella tavalla suojattu ulkopuolisilta niin palomuurein kuin muillakin teknisillä ja organisatorisilla suojakeinoilla. Huomioithan kuitenkin, että mikään internetin kautta tarjottu palvelu ei ole täysin tietoturvallinen.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Polar Spring Oy takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Näitä ovat erityisesti tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja siirretyksi, oikeus saada tietonsa poistetuksi (tulla unohdetuksi), ja käsittelyn rajoitus oikeus. Rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. Polar Spring Oy voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimusvelvoitteen todentamiseksi, mahdollisista turvallisuusriskeistä kohdistetun tiedottamisen mahdollistamiseksi, tai muun vastaavan oikeutusperusteen johdosta. Polar Spring Oy ei kuitenkaan aktiivisesti käsittele henkilötietoja, mikäli rekisteröity sen kieltää. Mikäli rekisteröity haluaa käyttää hänelle lailla annettuja oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä ja esittää pyyntönsä Polar Spring Oy:lle kirjallisesti. Yhteystiedot ilmenevät yllä kohdasta 1. (Rekisterinpitäjä). Rekisteröity tiedostaa, että mikäli hänen henkilötietonsa käsittelyä rajoitetaan tai ne poistetaan kokonaan, se rajoittaa palveluiden tarjoamista tai voi estää sen kokonaan.

10. Tietojen säilytysaika
Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen olemassaolon ajan. Asiakastiedot poistetaan, kun kyseinen asiakas ei ole kirjautunut verkkopalveluun kolmeen vuoteen. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet), säilytysaika on 10 vuotta tai laissa nimenomaisesti säädetty muu aika. Poistamisen sijasta Polar Spring Oy voi vaihtoehtoisesti valita myös tietojen anonymisoinnin, jolloin jotkut tiedot, kuten käyttäjien syöttämät sisällöt verkkopalvelun yhteisö osioon, jäävät palveluun, mutta kaikki linkitykset tietoon liittyvään henkilöön poistetaan.

11. Muutokset
Polar Spring Oy selvittää ja arvioi asiakastietojen käyttöä säännöllisesti osana sen liiketoiminnan kehitystä ja mahdollisia muutoksia lainsäädännössä. Polar Spring Oy:lla on oikeus yksipuolisesti muuttaa tätä tietosuojaselostetta tiedottamalla asiasta etukäteen tarkoituksenmukaisella tavalla, tai tiedottamalla asiasta käyttäjän kirjautuessa palveluun tai syöttäessä tietoja palveluun. Tällöin Polar Spring Oy saattaa pyytää uusien käyttöehtojen hyväksyntää.

12. Evästeet
Polar Spring Oy käyttää palvelussaan evästeitä (cookies) käyttäjiensä tunnistamattomaan seurantaan voidakseen palvella näitä paremmin. Eväste on pieni määrä dataa, mitä selain tallentaa laitteelle, jolla nettiselain toimii. Nämä evästeet eivät sisällä mitään henkilötietoa, vaan ovat ainoastaan tämän selaimen tunniste seurannan palvelussa, jolla palvelu on tallentanut tämän selaimen selaushistoriatietoja. Jos olet nettiselaimesi asetuksissa estänyt evästeiden käytön, et voi hyötyä lisäpalveluista, jotka käyttävät tietoa tämän palvelun aiemmasta käytöstäsi. Jos tyhjennät selaimesi historiatiedot, kaikki evästeet poistetaan, ja samalla poistuu evästeitä käyttävien palveluiden seurantamahdollisuudet. Lisätietoja evästeistä saat esimerkiksi seuraavasta linkistä: http://www.allaboutcookies.org/.

13. Seurantapalvelut
Polar Spring Oy käyttää palvelussaan verkkoliikenteen seurantapalveluja (trackers) palvelun käyttäjien laskentaan ja vastaavien tilastotietojen keräykseen. Nämä seurantapalvelut ovat yleensä evästepohjaisia (lisätietoja Evästeet-kappaleessa) eivätkä siten sisällä henkilötietoja. Polar Spring Oy haluaa kuitenkin avoimesti ilmoittaa seurantapalveluiden käytöstä, koska monet seurantapalvelut sijaitsevat EU:n ulkopuolella, eikä näiden palveluiden täydellistä kuvausta ole saatavissa. Polar Spring Oy käyttää näitä seurantapalveluita, koska näiden dokumentaatioiden mukaan ne eivät sisällä GDPR:n tai muun henkilötietolainsäädännön vastaista toiminnallisuutta. Polar Spring Oy:n palvelussa käytetään seuraavia seurantapalveluita:
• Google Analytics